مدت ها قبل از اختراع ایمیل، تمام کسب و کارها در هر اندازهای برای فرآیند جریان های کاری شان از برگه استفاده می کردند، برای مثال: برنامه ها، بررسی های سالانه و سفارشات خرید همگی روی برگه ها ایجاد و توسط فرد مناسب امضا میشد و این برگه ها در قفسه هایی بزرگ ذخیره میشد که بخش وسیعی از فضای شرکت را اشغال میکرد.
با گذشت زمان این کار خسته کننده ، زمان بر و باعث هدر رفتن انرژی میشد، بنابراین یک فرآیند جدید به جامعه ی کسب و کار معرفی شد. در حرکتی برای ساده کردن جریان های کاری ضروری که برای پیش برد امور یک کسب و کار استفاده میشد، مردم شروع به استفاده از ایمیل کردند.
اتوماتیک کردن فرآیندهای جریان کاری تقریبا یک ایده جدید است. صاحبان کسب و کار همیشه به دنبال روش های بهتر و جدید تری برای ارتقاء فرآیندهای جریان کاری هستند. متاسفانه، بسیاری از این صاحبان کسب و کار نمی دانند که چه ابزارهایی برای مدیریت کسب و کار در بازار موجود است و چطور می توانند از طریق اجرای یکی از این ابزارها در کسب و کارشان، بهره ببرند و نیاز به آموزش دارند .
در تلاشی برای تغییر تمام این ناکامی ها ،یک راهکار بسیار خوبی به نام گرویتی فلو ایجاد شده است. از طریق کار کردن به همراه پلاگین فرم های گرویتی فلو که بسیار هم معروف هستند، گرویتی فلو قصد دارد تا جریان های کاری مشاغل را ارتقاء دهد. بعلاوه گرویتی فلو امنیت ارسال فرم ها را افزایش می دهد و حتی نگرش فرآیندهای کاری روزانه را تقویت میکند.
گرویتی فلو چیست؟
گرویتی فلو یک پلاگین وردپرس است که برای اتوماتیک سازی فرآیندها طراحی شده است. این برنامه مسئولیت های کاری را مشخص و پیاده سازی میکند، خطاها را کاهش و وضوح و شفافیت را افزایش میدهد. این برنامه راهکار مناسبی برای همه ی شرکت ها در هر نوع و اندازه ای میباشد. در حقیقت، هر سازمانی که از فرآیند جریان کاری اصلی استفاده میکند، میتواند از این برنامه و نرم افزار هم بهره ببرد ولی قبل از آن به آموزش و یادگیری گرویتی فلو نیاز دارد.
ویژگی های گرویتی فلو:
- جریان داشتن فرآیندهای جریان کاری بین تمام کاربران.
- ذخیره فرم ها در فضای خصوصی برای امنیت بهینه.
- ارتقاء ارتباطات و کاهش سردرگمی های کاربران.
- حلقه های بررسی و فرم های ویرایش برای ارسال دوباره فرم ها.
- بررسی و کنترل فعالیت های کاربران با استفاده از لاگ‌های فعالیت و جدول زمانی.
- تعیین مراحل، وظایف و ارسال ایمیل ها به کاربران داخلی و خارجی.
- ارسال ایمیل های شبانه روزی به صورت اتوماتیک به کاربران بدون مداخله شخص سوم.
- دریافت بروزرسانی های اتوماتیک تنها با یک کلیک بر داشبورد به منظور افزایش امنیت.
گرویتی فلو شما را در ایجاد فرم های وب سفارشی که می تواند به کاربران مختلفی ارسال شود، توانمند میسازد. به همین خاطر کاربران می توانند چیزهایی مانند : یک موافقت و ارسال آن تا اتمام جریان کاری، به فرآیند اضافه کنند.
ویژگی های اصلی گرویتی فلو
با استفاده از ویژگی ها و قدرت فرم های گرویتی برای ایجاد فرآیندهای جریان کاری گرویتی فلو کارایی، سادگی و شفافیت را به شما ارائه میدهد.
برای شروع، بیایید ویژگی های گرویتی فلو که در بخش بک-اِند ادمین قرار داده شده است را بررسی کنیم.
صندوق ورودی (Inbox)
در اینجا کاربران فرم هایی را مشاهده میکنند که به آنها تحویل داده شده است.
بعلاوه،کاربران امور مربوطه مانند تایید و یا افزودن ورودی را انجام می دهند، سپس فرم را به فرد دیگری که در فرآیند جریان کاری است، ارسال میکنند.
وضعیت (status)
این بخش، یک بخش مرکزی برای همه ی فرم های جریان کاری است که هم مدیران و هم کاربران به آن دسترسی دارند. به طور پیش فرض، کاربران فقط می توانند فرم هایی که ارسال کرده اند را مشاهده کنند. هرچند، مدیران می توانند تمام فرم ها که شامل فرم هایی است که آنها برای شروع فرآیند جریان کاری منتشر کرده اند، را مشاهده کنند.
اطلاعات در این بخش طوری قرار داده شده است تا هر کسی که به این بخش دسترسی دارد، بتواند ببیند که چه چیزی در هر کدام از فرم ها در حال رخ دادن است.
گزارش ها (Reports)
در اینجا شما می توانید تمام فعالیت های هر یک از فرم های جریان کاری که وارد فرآیند جریان کاری شده است را ببینید. این بخش به منظور فهم بهتر در حالت جدول زمانی، نمایش داده شده است.
شما می توانید بر حسب تاریخ، عنوان فرم، ماه، نماینده یا مرحله ی فرآیند جریان کاری، هر یک از گزارش ها را فیلتر کنید.
فعالیت (Activity)
همانند بخش گزارش ها، بخش فعالیت درباره ی اتفاقاتی که در هر یک از فرم ها اتفاق افتاده و زمان وقوع آن، اطلاعاتی در اختیار شما می گذارد.
این بخش برای پیگیری کارایی فرآیند جریان کاری و مسئولیت پذیری افراد شرکت کننده در این فرآیند، بسیار کاربردی است.
کدهای کوتاه (front–end shortcodes)
یکی از کارایی های خوب گرویتی فلو این است که شما می توانید به سرعت فرآیندهای جریان کاری تان را در صورت تمایل مشاهده و بررسی کنید. برای مثال، تعدادی از ویژگی های کدهای کوتاه وجود دارد که شما می توانید به وبسایت خود اضافه کنید تا هرچیزی (اتفاقی) را بسرعت مشاهده کنید.
بعلاوه تمام نمایش ها، واکنش گرا (Responsive) هستند و می توانند در هر دستگاهی با هر اندازه ای ، نشان داده شوند.
برنامه های افزودنی گرویتی فلو
علاوه بر ویژگی های گرویتی فلو ، برنامه های افزودنی بسیار خوبی وجود دارد که به عملکرد پلاگین اضافه میشود.
در حال حاضر تنها یک افزونه رایگان به نام paypal وجود دارد که به مدیران اجازه می دهد مرحله پرداخت را به هر یک از مراحل فرآیند جریان کاری اضافه کنند، و شما میتوانید به همراه خرید هر یک از مجوزهای گرویتی فلو از آن استفاده کنید.
علاوه بر paypal ، یک پسوند وب هوک به زودی در اختیار شما قرار خواهد گرفت که به مدیران اجازه می دهد مراحلی را در فرآیند جریان کاری ایجاد کنند که این مراحل می توانند منتظر ورودی منبع خارجی باشند.
افزودنیهای پسوندهای گرویتی فلو
گرویتی فلو دارای تعدادی از برنامه های افزودنیمیباشد که برای خرید موجود است. هرچند، اگر شما مجوز نهایی پلاگین گرویتی فلو را دارید، این پسوندهای پیشرفته در خرید شما قرار دارد.
- فرم های والد-فرزندی (Parent-Child Forms): شرح روابط والد-فرزندی بین فرم ها.
- رابط فرم (Form Connector) : ایجاد ورودی های جدید، بروزرسانی ورودی های موجود ، یا کامل کردن مراحل جریان کاری در یک سایت یا سایت های مختلف.
- در خواست های مرخصی (Vacation Requests) : مدیریت بهتر در خواست های مرخصی.
- تولید کننده فایل پی‌دی‌اف (PDF Generator): ایجاد یک pdf از هر یک از مراحل فرآیند جریان کاری.
یکپارچگی گرویتی فلو
در آخر،گرویتی فلو با مجموعه ای از افزونه های فرم گرویتی فلو ادغام میشود. به این ترتیب گرویتی فلو با فرم های گرویتی هماهنگ خواهد بود.
آموزش استفاده از گرویتی فلو
برای استفاده از گرویتی فلو، شما باید فرمی ایجاد کنید که از فرم های گرویتی استفاده میکند. فرم شما ممکن است با فرم های گرویتی متناسب نباشد، به همین دلیل بیایید قبل از صحبت درباره ی چگونگی عملکرد گرویتی فلو یک مرور سریع انجام دهیم:
- * قرار دادن فرم ها> فرم جدید (Forms > New Form) در داشبورد وردپرس شما.
- *به فرم تان عنوان و شرحی اختصاص دهید و گزینه ایجاد فرم (Create Form) را بزنید.
- *فرم تان را ایجاد ، ویرایش و در نهایت ذخیره کنید.
حالا که فرم تان را به وجود آوردید ، می توانید جریان کاری (workflow) خود را نیز ایجاد کنید.
ساخت جریان کاری
پس از قرار دادن فرم ها> فرم جدید در داشبورد وردپرس‌تان، شما مجموعه ای از فعالیت های مختلف را زیر اسم فرم تان خواهید دید. روی تنظیمات (setting) کلیک کنید تا لینک (workflow) نمایش داده شود. روی لینک کلیک کنید.
سپس روی (new add) یا (create one) کلیک کنید تا اولین جریان کاری تان را راه اندازی کنید.
در اینجا پنج مرحله ی جریان کاری به شما نمایش داده میشود : تایید (Approval)، هشدار (Notification)، ورودی کاربر (User Input)، وب هوک جاری (Outgoing Webhook) و پی‌پال (paypal). شما می توانید این مرحله را زمان بندی کنید تا فقط پس از یک تعویق خاص یا در زمان خاصی اتفاق بیفتد. بعلاوه می توانید آن را طوری پیکر بندی کنید که تنها زمانی که شرایط خاصی به وجود آمد، این مرحله اتفاق بیفتد.
پیکر بندی یک ورودی کابر
بیائید برای شروع به مرحله ورودی (user input) نگاه کنیم. از اینجا کاربرانی را راه اندازی کنید که می توانند فرمی که توسط شما ایجاد شده است را دریافت کنند. بعلاوه، پارامترهایی برای افرادی که این فرم ها را دریافت میکنند تنظیم کنید تا بتوانند تغییرات مناسبی در فرم ایجاد کنند. این کار ممکن است شامل تغییر در تاریخ ها، ایجاد فرصتی برای نظر دادن، توانایی انتخاب از یک منوی کشویی و …. باشد.
شما می توانید ایمیل را به افرادی که در زیر نام برده شده اند ارسال کنید:
- یک حساب کاربری وردپرس.
- نقش وردپرس.
- یک نقش یا کاربر مشخص شده در فیلد امضاکننده .
- یک آدرس ایمیلی که در بخش ایمیل ها وارد شده است.
- کاربری که فرم را ارسال کرده است.
- یک مسیر یابی مشروط.
در ابتدا مشخص کنید چه کسی قرار است فرم را دریافت کند، سپس مشخص کنید دریافت کننده به محض دریافت، در چه بخش هایی از فرم می تواند تغییراتی ایجاد کند.
بعلاوه، تنظیمات پیکربندی دیگری وجود دارد که می تواند طی مرحله ورودی کاربر (user input) مشخص شود:
- تنظیم یک منطق مشروط (مرحله بعدی را نگاه کنید)
- تنظیم سیاست گذار
- نمایش دستورالعمل ها یا فیلدها و افزودن یک یادداشت جریان کاری
- پیکربندی پیام ایمیل
- تنظیم تاریخ انقضاء
سپس نگاهی به چگونگی افزودن مرحله ی تایید (approval) با یک منطق شرطی بیاندازید تا شرایط خاصی برای ادامه فرآیند جریان کاری ایجاد شود.
ساخت یک مرحله ی جدید
برای ایجاد یک مرحله جدید به صفحه اصلی بازگردید و گزینه add another step را کلیک کنید.
در این زمان، موافقت مدیر (manager approval) و یک تعویق یک ساعته با ویژگی زمان بندی را به جریان کاری اضافه کنید. در آخر، شرایطی برای این مرحله تنظیم کنید: بخش کارمندان باید IT باشد.
دوباره پائین بیائید تا پیکربندی های جدیدی نمایش داده شود. حساب های کاربری که باید فرم (با منطق شرطی) را تایید کنند، انتخاب کنید ، سپس دستورالعمل ها را نمایش دهید، اعلان ایمیل ها را ارسال کنید و مشخص کنید در صورت رد (عدم) موافقت ، چه اتفاقی خواهد افتاد.
این کارها همگی فعالیت های مقدماتی بودند. شما باید اعلان ها، وب هوک های کنونی و فعالیت های pay pal را برای پیکر بندی داشته باشید( انجام دهید). امور باقی مانده همگی به آسانی تنظیماتی بودند که تا کنون انجام دادیم.
حالا شما می دانید چه طور میتوانید از طریق گرویتی فلو برای کسب و کارتان ، جریان کاری ایجاد کنید.
نظرات نهایی آموزش گرویتی فلو
هیچ چیزی همانند گرویتی فلو کارایی ندارد و قابل مقایسه با آن نیست. در میان ابزارهای فرآیند جریان کاری ، گرویتی فلو باعث تنظیم سرعت سایر ابزارهایی میشود که ممکن است توسعه پیدا کنند.
من استفاده از گرویتی فلو را به شما پیشنهاد میکنم چرا که در راه اندازی این فرآیند من هیچ زمانی در رابطه با عدم وجود یک عملکرد یا ایده، ناامید نشده ام.
اگر چه قیمت گذاری، گران به نظر میرسد اما به زودی می فهمید که استفاده از آن یک فرصت و سرمایه گذاری خوب می باشد. گرویتی فلو می تواند حتی با نیازهای بزرگترین مشاغل هم هماهنگ شود. در اختیار داشتن آن با همه ویژگی هایش باعث ارزشمند بودن این پلاگین حتی با قیمت بالای آن شده است.
آیا تا به حال از گرویتی فلو در کسب و کارتان استفاده کرده اید؟ آیا در کارایی امور شما تغییر بزرگی ایجاد کرده است؟ آیا نیاز به آموزش گرویتی فلو دارید ؟ من مشتاق شنیدن نظرات شما درباره ی تجربیاتتان در رابطه با استفاده از گرویتی فلو هستم!
